Privaatheidskennisgewing van MyLittleLink

1. Wie verantwoordelik is vir u inligting

U kind se skool gebruik MyLittleLink om sy dag te bestuur en met u te praat. U skool is die verantwoordelike party vir u inligting en u kind se inligting: die skool besluit wat aangeteken word en waarom. MyLittleLink is die skool se operateur: ons bedryf die toep vir die skool en verwerk inligting slegs op die skool se instruksies.

MyLittleLink word verskaf deur My Little Link (Pty) Ltd, 'n private maatskappy wat in Suid-Afrika geïnkorporeer is, registrasienommer 2026/532101/07, 195 Starling Avenue, Boskruin, Randburg, 2188, Suid-Afrika. Ons Inligtingsbeampte is Vernon Olivier, bereikbaar by privacy@mylittlelink.com.

Vir 'n paar dinge is ons self die verantwoordelike party, omdat ons die doel bepaal: om die platform veilig te hou (afdeling 8), om foute reg te maak (afdeling 8), en om navrae en versoeke vir 'n demonstrasie op ons webwerf te hanteer (afdeling 12).

2. Watter inligting aangeteken word, en waarom

Ons gebruik hier eenvoudige woorde. "U kind" beteken elke kind wat in die toep aan u gekoppel is.

2.1 U kind

2.2 U (ouer of voog)

2.3 Personeel (onderwysers, assistente, skoolhoofde, skooleienaars, instrukteurs)

2.4 Tegniese inligting oor almal

3. Wie kan wat sien

• Die personeel wat na u kind omsien, sien u kind se rekords, en u naam en boodskappe. Watter personeel dit is, hang af van hul rol en van die klasse waaraan hulle toegewys is.
• Die hoof en die skooleienaar sien elke boodskap tussen 'n ouer en 'n personeellid. Niks tussen u en 'n onderwyser is vir die hoof privaat nie. Dit is doelbewus: dit beskerm kinders en personeel.
• Ander gesinne sien u kind slegs in 'n foto, video of stemnota waarin hul eie kind ook verskyn (byvoorbeeld 'n groepfoto by 'n partytjie). Hulle sien nooit u kind se naam, rekords of gesondheidsinligting nie, en ook nie u boodskappe nie. 'n Foto wat 'n ouer in 'n boodskap stuur, word slegs gesien deur die kind se eie voogde, die onderwyser aan wie dit gestuur is, en die hoof.
• Telefoonnommers word nooit tussen ouers en personeel gewys nie, met een uitsondering: die skooleienaar, of 'n hoof aan wie die eienaar dit toelaat, kan u selfoonnommer vanaf u kind se gesinskaart oopmaak om u te bel, en die toep teken aan wie dit oopgemaak het en wanneer, sodat die skooleienaar dit kan sien. 'n Onderwyser kan dit nooit doen nie. 'n Noodkontaknommer wat u gegee het, word op dieselfde manier deur dieselfde mense vanaf u kind se gesinskaart oopgemaak, en elke keer word dit ook aangeteken sodat die skooleienaar dit kan sien.
• U e-posadres kan slegs deur die skooleienaar vanaf u kind se gesinskaart oopgemaak word, en die toep teken aan wie dit oopgemaak het en wanneer.
• Niemand buite die skool sien u kind se rekords nie, behalwe die verwerkers in afdeling 9. Elkeen van hulle hanteer slegs wat afdeling 9 sê.

4. Foto's, video's en stemnotas van u kind

4.1Deelname aan die daaglikse foto-Tydlyn is deel van inskrywing. Omdat dit 'n kleuterskool is, sal u kind soms verskyn in 'n foto wat hoofsaaklik van 'n ander kind is. U het by inskrywing hiertoe ingestem, en dit kan nie afgeskakel word terwyl u kind ingeskryf is nie. Die enigste manier om dit te beëindig, is om die skool te verlaat.

4.2Elke foto word nagegaan op die oomblik wat dit gewys word. As die instemming vir die daaglikse Tydlyn nog nie vir enige kind in 'n foto aangeteken is nie (byvoorbeeld 'n gesin wat nog nie hul registrasie voltooi het nie), word die hele foto vir elke gesin versteek. Die foto word nooit uitgesny, vaag gemaak of net gedeeltelik gewys nie.

4.3U sien slegs foto's waarin u eie kind is.

4.4Gebruik vir bemarking is 'n aparte keuse. Die skool mag u kind se foto slegs op sy openbare bladsy, in 'n brosjure of op sosiale media gebruik as u in die toep ja daarvoor gesê het. U kan te eniger tyd nee sê, en die skool moet van daardie oomblik af ophou om die foto te gebruik.

4.5Foto's gaan slegs waarheen die toep hulle stuur. Die toep self stuur nooit 'n foto van 'n kind na iewers buite die toep nie. Personeel mag nie 'n kind se foto op hul foon stoor en elders deel nie. As u 'n foto van u eie kind aflaai, is u verantwoordelik vir wat u daarmee doen.

4.6Aankondigings aan die hele skool bevat nooit 'n foto van 'n kind nie.

5. Boodskappe en kennisgewings

5.1Boodskappe bly in die toep. Daar is geen WhatsApp-groep nie, en niemand ruil telefoonnommers uit om met u kind se onderwyser te praat nie.

5.2'n Stootkennisgewing op u foon kan 'n kort voorskou wys. Vir 'n boodskap wys dit die sender se naam en die boodskapteks. Vir die daaglikse logboek wys dit dat u kind se dag geplaas is, en watter aktiwiteite daar was. Vir 'n insident-, medikasie- of gesondheidswaarskuwing sê die kennisgewing slegs dat iets u aandag nodig het, en noem dit u kind se naam. Dit gee nooit die besonderhede nie. U kan voorskoue heeltemal afskakel in u kennisgewinginstellings, en u kan die meeste soorte kennisgewings afskakel. Veiligheidskennisgewings (dringende items, medikasie, sorgwaarskuwings) kan nie afgeskakel word nie.

5.3Gedurende u stil-ure (van 20:00 tot 06:00, tensy u dit verander) wag 'n nuwe boodskap, en dit word afgelewer wanneer die stil-ure verby is. Ander kennisgewings word nie gedurende stil-ure as stootkennisgewings gestuur nie; hulle wag in u inkassie in die toep.

5.4Die skool kan bepaal hoeveel maande ná die einde van 'n gesprek dit geargiveer word, sodat dit nie meer gewys word nie. Die toep vee nooit boodskappe uit nie, omdat hulle deel is van die skool se rekord.

6. Fooie en betalings (slegs as u skool hierdie funksie gebruik)

6.1U skool stuur rekeningstate en fakture deur die toep. U skuld die geld aan die skool, nie aan ons nie.

6.2Die toep neem nie betalings nie. U betaal u skool direk, op die manier wat u skool vir u sê, dus ontvang geen betalingsverskaffer u inligting van ons nie.

7. Die dringende stootberig per WhatsApp

As daar 'n dringende waarskuwing oor u kind is en niemand in u gesin het dit binne vyf minute in die toep oopgemaak nie, stuur ons een vaste boodskap na die selfoonnommer van elke voog van daardie kind: "Veiligheidswaarskuwing van u kind se skool. U kind se skool het vir u 'n dringende boodskap gestuur. Maak asseblief die MyLittleLink-toep oop en lees dit dadelik." Die boodskap het een knoppie, "Maak MyLittleLink oop", wat die toep oopmaak. Dit bevat geen kind se naam en geen besonderhede nie. Ons stuur dit slegs per WhatsApp: as u nommer nie op WhatsApp is nie, bereik dit u nie, en die skool kan sien dat dit nie afgelewer is nie. Antwoorde word nie gelees nie; as u antwoord, kry u 'n outomatiese boodskap wat u vra om die toep oop te maak. Dit is nie opsioneel nie: ons stuur dit omdat dit u kind beskerm en u eie belang dien om bereik te word (POPIA artikel 11(1)(d) en 11(1)(f)), en daarom is daar geen skakelaar daarvoor in die toep nie. U kan skriftelik by ons Inligtingsbeampte beswaar maak op redelike gronde wat met u besondere omstandighede verband hou (artikel 11(3)), en ons sal besluit en u laat weet. Verskeie dringende waarskuwings binne tien minute stuur u een boodskap, en u ontvang hoogstens tien per dag. Ons vra u selfoonnommer wanneer u aansluit, of by u volgende aanmelding, en ons bevestig nie dat dit aan u behoort voordat 'n boodskap daarheen gestuur is nie, so hou dit asseblief korrek in Instellings. U nommer gaan na die WhatsApp-verskaffer (Meta, buite Suid-Afrika) slegs om daardie een boodskap af te lewer. Die SMS-terugval is afgeskakel; as dit ooit aangeskakel word, sal u nommer ook vir dieselfde doel na die SMS-verskaffer (SMSPortal, Suid-Afrika) gaan, en hierdie kennisgewing sal dit eers sê.

8. Hoe ons inligting veilig hou

• Elke skool se data word binne die databasis geskei, sodat een skool nooit 'n ander skool se data kan lees nie. Die databasis self dwing dit af, nie net die toep nie.
• Elke oplaai word vir virusse geskandeer voordat dit gestoor word.
• Foto's en video's word privaat gestoor. Elke keer as een gewys word, kyk die toep eers wie vra en of elke kind daarin die vereiste instemming het.
• Wanneer iemand gesondheidsbesonderhede, noodnommers, insidentverslae of dokumente oopmaak, word dit in 'n ouditspoor aangeteken wat die skool se hoof en die skooleienaar kan lees.
• Verbindings is versleutel. Wagwoorde word in 'n onleesbare vorm gestoor.
• Mislukte intekenpogings word aangeteken, en ná herhaalde pogings word toegang tydelik gesluit (afdeling 2.4).
• Ons eie personeel kry slegs toegang tot skooldata om die diens te bedryf, te ondersteun of te beveilig, en hulle is aan vertroulikheid gebonde.
• As ons ooit rede het om te glo dat iemand ongemagtigde toegang tot u inligting gekry het, sê ons dit onmiddellik vir u skool, sodat die skool u en die Inligtingsreguleerder kan inlig, soos POPIA vereis. Die skool hou 'n skendingsregister van elke sulke gebeurtenis.

9. Wie anders u inligting hanteer (ons verwerkers)

Ons gebruik die volgende verskaffers. Elkeen kry slegs wat in sy ry in die tabel staan. Nie een van hulle mag u inligting vir enigiets anders gebruik nie.

Ons stuur geen inligting oor enige kind na 'n verwerker buite Suid-Afrika nie. Drie van die verskaffers hierbo werk buite Suid-Afrika: u foon se stootdiens, wat 'n versleutelde boodskap ontvang wat dit nie kan lees nie; Meta vir WhatsApp, wat u eie selfoonnommer en die vaste boodskap ontvang, slegs om die dringende stootberig in afdeling 7 af te lewer; en Google se Gemini, wat slegs 'n kombuisstrokie sou ontvang, en eers nadat die skool die lees van strokies aangeskakel het. Vir personeel is daar nog een, hieronder verduidelik, en slegs as die skool sy betaalstaat koppel.

Personeelverlof en u skool se betaalstaat (SimplePay). As u skool se eienaar die skool se SimplePay-betaalstaat aan MyLittleLink koppel, word elke dag van u goedgekeurde verlof na SimplePay gestuur, sodat u reg betaal word en die kantoor dit nie twee keer hoef in te voer nie. Vir elke dag stuur ons slegs vier dinge: die nommer wat SimplePay self vir u gebruik, die datum, die soort verlof, en die ure ('n halwe dag is die helfte van die skool se werksdag). Ons stuur nooit u naam, die rede vir u verlof, 'n nota of enige dokument, soos 'n siektebrief, nie. As die skool SimplePay koppel, lees ons ook uit SimplePay u werknemernommer, die datum waarop u begin het (en die datum waarop u vertrek het, as u reeds vertrek het), u verlofsaldo's en die verlofdae wat reeds daar aangeteken is, sodat die verlof wat u in die toep sien met u betaalstrokie ooreenstem.

'n Dag siekteverlof is gesondheidsinligting, wat POPIA strenger beskerm, omdat dit sê dat u op daardie datum siek was. U dae siekteverlof word eers gestuur nadat u skool se eienaar daartoe ingestem het op die skerm waar die skool sy verlofsoorte by dié van SimplePay pas, en die toep teken daardie instemming aan. Tot dan voer die skool u siekteverlof self in SimplePay in.

SimplePay hou sy inligting op bedieners van Amazon Web Services in Ierland, so u verlofdae verlaat Suid-Afrika. Ierland is in die Europese Unie, waar die GDPR geld: 'n wet wat persoonlike inligting volgens 'n standaard soos dié van POPIA beskerm en sy eie reëls het oor die verdere stuur daarvan na ander lande. Ons Inligtingsbeampte het aangeteken dat dit om daardie rede 'n wettige oordrag is, en dat geen magtiging van die Inligtingsreguleerder nodig is nie, want daardie magtiging is slegs nodig wanneer gesondheidsinligting na 'n land gaan wat dit nie goed genoeg beskerm nie. U skool is verantwoordelik vir u diensrekord, en SimplePay werk vir u skool volgens die skool se eie ooreenkoms met SimplePay.

As u skool nie SimplePay gekoppel het nie, stuur ons u verlof na niemand nie: die skool kan sy eie verlofverslag vir sy betaalstaat aflaai. As die skool die koppeling verwyder, hou die stuur dadelik op.

U personeelbesonderhede en u skool se betaalstaat (SimplePay). As u skool SimplePay gekoppel het en u personeellêer in MyLittleLink hou, kan die kantoor u vanuit u lêer by die skool se betaalstaat voeg, of u veranderde besonderhede stuur, sodat niemand dit weer in SimplePay hoef in te tik nie. Dit gebeur nooit vanself nie: dit gebeur slegs wanneer u skool se eienaar, of 'n hoof aan wie die eienaar toelaat om u verseëlde besonderhede oop te maak, vir u op stuur druk, een persoon op 'n slag, nadat u besonderhede nagegaan is, en slegs terwyl die betaalstaatinstemming in u personeellêer onderteken is. Ons stuur dan aan SimplePay slegs wat die betaalstaat nodig het: u voornaam en van, u geboortedatum, u pos, watter identiteitsdokument u het en die nommer daarvan (vir 'n paspoort, die land wat dit uitgereik het), u inkomstebelastingnommer as u een het, u bankrekeningbesonderhede (en, as u in iemand anders se rekening betaal word, daardie persoon se naam), u fisiese adres, en, die eerste keer, u werknemernommer, u begindatum en die betaalgroep wat die kantoor kies. Ons stuur nooit u e-posadres, u foonnommer, u gesondheids- of mediese fondsbesonderhede, u salaris, die kantoor se notas, u noodkontakte, u verlof of enige dokument nie. Elke keer teken die toep aan wie dit gestuur het, wanneer, en watter besonderhede gegaan het, maar hou nooit 'n afskrif van wat gestuur is nie. SimplePay hou u besonderhede op sy bedieners in Ierland, volgens u skool se eie ooreenkoms met SimplePay, en ons Inligtingsbeampte het dieselfde wettige grond vir hierdie oordrag aangeteken as vir u verlofdae: die GDPR beskerm u inligting daar volgens 'n standaard soos dié van POPIA, dus is geen magtiging van die Inligtingsreguleerder nodig nie. Geen van hierdie besonderhede is gesondheidsinligting nie, en niks oor 'n kind word gestuur nie.

Ons gebruik geen advertensienetwerk, nasporingsdiens vir gebruiksanalise, derdepartykoekies of inhoudafleweringsnetwerk nie. Ons lettertipes word vanaf ons eie bediener gelewer.

10. Hoe lank ons inligting hou

11. U regte

U kan te eniger tyd, deur u skool se Inligtingsbeampte (op die Toestemmings-skerm in die toep gewys) of deur ons, die volgende doen:

• Insae kry in die inligting wat oor u of u kind gehou word. Die skool kan vir u 'n volledige uitvoer uit die toep gee.
• Enigiets laat regstel wat verkeerd is. U kan die meeste van u eie besonderhede self in die toep verander.
• 'n Toestemming terugtrek wat u vir 'n opsionele doel gegee het: die gebruik van foto's vir bemarking, groeimetings, 'n afhaalpersoon se foto, magtiging vir gesondheidsorg in 'n noodgeval. Die terugtrekking geld van daardie oomblik af; dit maak nie ongedaan wat voorheen wettig gedoen is nie. Die dringende stootberig in afdeling 7 is nie 'n toestemming nie en het geen skakelaar nie; u kan skriftelik by ons Inligtingsbeampte daarteen beswaar maak op redelike gronde wat met u besondere omstandighede verband hou (artikel 11(3)), en ons sal besluit en u laat weet.
• Beswaar maak teen verwerking wat op die skool se regmatige belange gegrond is. Die skool moet dan ophou, tensy die skool 'n dwingende rede aantoon.
• Om uitwissing vra. Omdat 'n kleuterskool 'n veiligheidsrekord van elke kind hou, beteken uitwissing in MyLittleLink de-identifikasie. U kind se naam, geboortedatum, foto, kontakbesonderhede, gesondheidsprofiel en dokumente word verwyder of met die merker “[redacted]” vervang (die toep skryf dit in Engels, ook vir Afrikaanse lesers), en foto's en video's van u kind word permanent uitgevee. Wat bly, sonder enige naam daarin, is die veiligheidsrekord: die geskiedenis van toestemmings, medisyne wat gegee is, sorggoedkeurings, insidentverslae, ouditrekords van boodskappe, en die geskrewe beskrywings in die daaglikse logboek, waarnemings en insidente (en hul voorleesoudio), wat die skool as 'n beskermingsrekord hou. Die skool hou ook sy rekord van u kind se leer (assesserings, groeimetings en vorderingsverslae), sonder enige naam daarin. Die skool moet sy bywoningsregister en die notas wat 'n afwesigheid verskoon, hou, omdat sy registrasie as 'n fasiliteit vir gedeeltelike sorg en sy subsidievoorwaardes dit vereis. Wanneer die skool u versoek afhandel, laat die skool u presies weet wat verwyder is, wat gehou is, en waarom. Slegs die skooleienaar kan 'n uitwissing uitvoer, en die toep teken elke versoek aan, ook versoeke wat geweier is.
• 'n Klagte indien by die Inligtingsreguleerder (Suid-Afrika): POPIAComplaints@inforegulator.org.za, JD House, Stiemensstraat 27, Braamfontein, Johannesburg, 2001, inforegulator.org.za.

'n Ouer wat ook 'n personeellid van die skool is, moet eers as personeellid verwyder word voordat die ouer se eie rekening uitgewis kan word, omdat een rekening nie half uitgewis kan word nie.

Ons neem nooit slegs deur outomatiese middele 'n besluit oor u of u kind wat 'n regsgevolg of 'n soortgelyke beduidende gevolg het nie.

12. Ons webwerf en versoeke vir 'n demonstrasie

As u op mylittlelink.com 'n demonstrasie aanvra, hou ons u naam, skool, e-posadres, telefoonnommer en enige boodskap wat u skryf, om u te kontak. Ons hou dit vir 12 maande en vee dit daarna uit. Ons stuur geen bemarking waarvoor u nie gevra het nie. Die webwerf plaas geen koekies nie en gebruik geen nasporer nie.

13. Kinders

Ons samel niks direk by kinders in nie. Alles oor 'n kind kom van die skool of van 'n ouer of voog. Kinders het nie rekeninge nie.

14. Veranderinge aan hierdie kennisgewing

Voor enige verandering wat raak hoe u inligting gebruik word, sal ons u skool inlig, en u skool sal u in die toep inlig. Die datum bo-aan is die datum van die weergawe wat u lees.

15. Kontak

• U skool se Inligtingsbeampte: op die Toestemmings-skerm in die toep gewys.
• MyLittleLink se Inligtingsbeampte: Vernon Olivier, privacy@mylittlelink.com, 195 Starling Avenue, Boskruin, Randburg, 2188.
• MyLittleLink: My Little Link (Pty) Ltd, 195 Starling Avenue, Boskruin, Randburg, 2188, Suid-Afrika; support@mylittlelink.com; 066 219 0352.
• Die Inligtingsreguleerder (Suid-Afrika): besonderhede in afdeling 11.